Ja pytam, Ty odpowiadasz – oboje zyskujemy! Briefing klienta podstawą dobrej współpracy

Jednym z najważniejszych elementów dobrze rozpoczętej współpracy z klientem jest prawidłowo wypełniony brief. Bez niego próba stworzenia efektywnej kampanii reklamowej może spalić na panewce. Dlaczego briefing jest tak istotny i czemu warto przyłożyć się do jego wypełnienia?

Spis treści:

Co to jest brief?

Na temat briefu sporo się mówi, podkreślając jego wagę, jednak nie każdy rozumie, czym tak naprawdę on jest. Definicja briefu jest jednak stosunkowo prosta – to dokument zawierający wszystkie niezbędne informacje na temat marki, produktu, konkurencji, celów i oczekiwań klienta, które pozwolą agencji zrealizować konkretny projekt marketingowy. Dla marketerów jest to swego rodzaju drogowskaz, dzięki któremu udaje się zbudować kampanię i osiągnąć upragniony cel.

Brief może powstać w trakcie spotkania agencji z klientem, zostać uzupełniony wspólnie podczas rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji, a także zostać wysłany w formie listy pytań od agencji i uzupełniony samodzielnie przez klienta. Wypełniony stanowi zbiór wytycznych dla agencji, według których planujemy i tworzymy kampanię reklamową. W przypadku każdej współpracy brief jest dla nas punktem wyjścia do rozpoczęcia działań marketingowych.

Warto dodać, że brief powinien mieć formę pisemną. Nie wszystko, co omówimy podczas spotkania lub rozmowy będzie jasne dla wszystkich specjalistów pracujących przy projekcie. Dlatego należy zadbać o to, by dokumentacja zawierająca konkretne informacje na temat naszej współpracy była jak najbardziej spójna i dokładna.

Dlaczego briefing jest tak bardzo istotny?

Krótko mówiąc – na briefie skorzystamy zarówno my, jako agencja, jak i Ty jako nasz klient. Starannie przeprowadzony briefing jest już połową sukcesu naszej współpracy. Dzięki niemu usprawnia się nasza praca i szybciej możemy podjąć konkretne działania – bez konieczności umawiania się na kolejne spotkania czy wymiany tysięcy maili w celu ustalenia szczegółów. To pozwala zarówno nam, jak i Tobie zaoszczędzić cenny czas, a także zmniejsza ryzyko poprawek oraz zmian.

Dobry brief wyklucza zakłócenia komunikacyjne i pozwala uniknąć niejasności oraz opóźnień w realizacji. Jest bardzo istotny w procesie burzy mózgów, pomaga zespołowi kreatywnemu zrozumieć Twoją markę i produkty, a także wczuć się w tworzenie kampanii. To zacieśnia więź między Twoją firmą a nami, jako agencją, upewniając nas, że gramy do tej samej bramki i doskonale rozumiemy swoje potrzeby.

Podsumowując, można powiedzieć, że dobrze przeprowadzony briefing pozwala oszczędzić mnóstwo czasu, uniknąć poprawek i rozczarowań, a także uzyskać najlepszy możliwy efekt współpracy.

Co powinien zawierać brief?

Dobrze – skoro wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, jak istotny jest skrupulatnie przeprowadzony briefing, warto byłoby się dowiedzieć, jak wygląda on w praktyce. Im bardziej szczegółowy brief tym mniej niedomówień na późniejszych etapach współpracy.

Niestety, nie ma recepty na brief idealny. Dokument ten będzie różnił się pomiędzy poszczególnymi firmami, zależnie od oferty agencji, jak i od działań, które agencja ma podjąć. Są jednak pewne punkty wspólne, które powinny znaleźć się w każdym briefie:

• informacje o firmie – w jakiej branży pracujesz? Czym zajmuje się Twoja firma? Na te wszystkie pytania należy odpowiedzieć już na etapie briefingu. Dodatkowo podaj typ oraz cel Twojej strony www oraz poinformuj nas, do jakiego segmentu kierujesz swój biznes. Jeśli masz gotową witrynę – podaj jej adres. Dzięki temu będziemy mogli szczegółowo zaznajomić się z tematem zaraz po nawiązaniu współpracy. Nie musisz rozpisywać się na temat historii swojej firmy – powiedz nam, co świadczy o jej renomie.
• informacje o produkcie – co ma być przedmiotem projektu? Co sprawia, że Twoja oferta wyróżnia się na tle konkurencji? Gdzie produkt jest reklamowany i sprzedawany? Jaki jest status produktu na rynku? Jeśli masz taką możliwość – dołącz materiały, które mogą się nam przydać.
• szczegóły projektu – w tym punkcie powinny zostać określone cele kampanii, etapy procesu zatwierdzania i ostateczny termin realizacji. To bardzo ważne, by już w briefie przedstawić krótki, konkretny plan działań, który będzie kształtował całą dalszą współpracę.
• grupa docelowa – kim są Twoi klienci? Do jakiej grupy docelowej chcesz kierować kampanię? Co konkretnie chcesz im przekazać? Jakie są Twoje oczekiwania wobec odbiorców w związku z naszą współpracą?
• budżet – tę kwestię należy ustalić od samego początku. Jeśli marzą Ci się złote góry, przy mocno ograniczonym budżecie – nie zawsze będziemy mogli zrealizować wszystkie działania. Z kolei nie wiedząc, jak dużym budżetem dysponujemy, możemy nie wykorzystać w pełni potencjału marketingowego Twojej firmy. Zanim więc zaczniemy głowić się nad kolejnymi pomysłami na kampanię, musimy wiedzieć, ile jesteś w stanie przeznaczyć na jej realizację. Nie wiesz, jaki budżet będzie potrzebny? Nic trudnego! Skontaktuj się z nami i pomożemy Ci ustalić konkretne kwoty.
• wykorzystywane kanały – w jakich kanałach Twój biznes jest obecny? Które kanały chciałbyś wykorzystać w działaniach marketingowych? Dzięki temu będziemy wiedzieć, jak kompleksowo zająć się projektem i nic nie umknie naszej uwadze.
• oczekiwania wobec agencji – czy zależy Ci wyłącznie na jednorazowym działaniu, kampanii krótkoterminowej czy długoterminowej współpracy trwającej ponad pół roku? Wiedząc, jak wyglądają Twoje oczekiwania wobec naszej agencji, będziemy mogli precyzyjnie przygotować dla Ciebie kampanię.
• rynek i konkurencja– chcesz zacząć działania o zasięgu ogólnopolskim czy lokalnym? A może chciałbyś zorganizować kampanię na konkretnym rynku zagranicznym? Jacy są Twoi główni konkurenci i jakie prowadzą działania? Im więcej wiemy na temat rynku, na którym chcesz reklamować swój produkt, tym łatwiej nam stworzyć kampanię idealną.
• branding, sposób komunikacji i key visual – czy Twoja firma posiada jakieś charakterystyczne elementy, które świadczą o jej charakterze? Czy działania marketingowe w różnych kanałach są ujednolicone? Jeśli tak – ważne, byśmy mieli dostęp do wszystkich materiałów, które pozwolą nam budować Twoją rozpoznawalność zgodnie z wizerunkiem marki.

Jaki powinien być brief?

Brief powinien wyczerpać każdy poruszany temat. Powinien być jednocześnie zwięzły i konkretny, by móc przekazać wszystkie najistotniejsze informacje na temat projektu. Jeśli masz problem z odpowiedzią na niektóre zadane przez nas pytania – nie krępuj się! Odezwij się do nas, a my wspólnie pomożemy Ci uzupełnić niezbędne dla nas dane, zadając pytania pomocnicze i służąc radą na każdym etapie.